À qui s’applique l’obligation de facturation électronique ? Quelles informations sont obligatoires ? Comment contester une facture ? Que faut-il facturer, quand et dans quelle langue ?
Facturation électronique obligatoire
À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront envoyer et recevoir leurs factures par voie électronique via le réseau Peppol. Si vous ne le faites pas, vous risquez une amende d’au moins 1 500 euros pour la première infraction, après avertissement. La facturation électronique obligatoire ne s’applique que si les trois paramètres suivants sont remplis :
- L’entité qui émet la facture est assujettie à la TVA (ou membre d’une unité TVA) et établie en Belgique. La principale exception concerne les entrepreneurs qui sont totalement exonérés de TVA.
- L’entité qui reçoit la facture doit communiquer son numéro de TVA belge pour cette opération. La facturation électronique obligatoire ne s’applique donc pas si le destinataire communique un numéro de TVA étranger.
- La facture est émise pour une opération localisée en Belgique.
Facturation obligatoire
La réglementation stipule que vous devez toujours établir une facture pour vos clients, sauf si vous fournissez un service non soumis à la TVA ou si vous bénéficiez d’une exonération générale de l’obligation de facturation (par exemple, les services bancaires, d’assurance et financiers). En principe, vous n’êtes pas non plus tenu d’établir une facture lors d’une livraison à un consommateur. Il en va de même lorsque vous vendez à un consommateur belge via votre boutique en ligne. Toutefois, certaines exceptions s’appliquent, notamment dans le cas de ventes à distance avec livraison à l’étranger ou de ventes à tempérament et de locations-ventes. Attention : si le consommateur demande un justificatif et que vous ne pouvez pas le lui fournir (gratuitement), il est en droit de reporter son paiement.
Contester des factures
La charge de la preuve de la contestation incombe à l’acheteur. Il est possible de contester verbalement, mais il est préférable d’envoyer une confirmation écrite par courrier recommandé à des fins de preuve, et ce dans le délai mentionné dans les conditions générales de vente. Les conditions générales doivent être approuvées par votre client avant l’achat ou la commande, mais vous n’êtes pas tenu de les joindre à vos factures. Si vous mentionnez tout de même les conditions générales sur votre facture, veillez à les indiquer clairement au recto de la facture. Les conditions générales sur une facture sont utiles à titre de confirmation, mais ne suffisent pas à elles seules pour les faire valoir auprès du client.
Facturer quoi ?
Seuls les biens ou services effectivement livrés peuvent être inclus dans la facture. En général, la commande de biens ou de services est précédée d’un long processus. Dans certains cas, le client peut demander un devis, voire y être légalement tenu. Et en cas de confirmation/commande par un consommateur, vous serez également tenu de fournir un bon de commande en cas de livraison différée. Les devis ou bons de commande signés ou confirmés déterminent donc ce qui peut finalement être facturé. Seuls les biens ou services livrés peuvent être facturés. Une indemnité (par exemple pour une facture payée en retard) ne constitue pas en soi une livraison de biens ou de services et ne peut donc pas être facturée. Il en va de même pour les intérêts ou les indemnités pour résiliation anticipée d’un contrat. Lorsqu’un contrat est résilié prématurément, une indemnité de rupture doit être facturée. Cette indemnité est également soumise à la TVA.
Quand facturer ?
Vous devez émettre une facture au plus tard le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel le fait générateur (la livraison ou la prestation de services) a eu lieu. Attention : si vous émettez la facture trop tard, cela ne signifie bien sûr pas que le destinataire n’est plus tenu de payer la somme due. Vous pouvez recouvrer une facture émise trop tard. Mais en facturant trop tard, vous risquez des discussions avec l’administration fiscale et des pénalités.
Dans quelle langue facturer ?
Tous les documents que vous êtes légalement tenu de délivrer, tels que les factures, doivent, conformément à la législation linguistique belge et flamande, être rédigés dans la langue de la région où se trouve le siège social. Si votre entreprise est établie en Flandre, vous devez rédiger vos factures en néerlandais, même si vous travaillez souvent avec des clients francophones ou anglophones. Le décret flamand sur la langue de 1973 stipule en effet que les factures rédigées dans une autre langue sont absolument nulles. Cela signifie que si un client refuse de payer et que vous portez l’affaire devant les tribunaux, la facture sera déclarée invalide si elle n’est pas rédigée en néerlandais. Si votre siège d’exploitation est situé dans la région bruxelloise, vous pouvez choisir entre le néerlandais et le français. Si vous facturez à un client allophone en Belgique, vous pouvez établir une traduction légale dans l’une des langues de l’UE ou de l’Espace économique européen. Si vous facturez à un client allophone en dehors de la Belgique, vous pouvez fournir une traduction en anglais, par exemple. Mais cette traduction n’a aucune valeur juridique et est purement « informative ».
Source : Unizo
