Voor wie is e-facturatie verplicht? Welke vermeldingen zijn verplicht? Hoe protesteer je een factuur? Wat, wanneer en in welke taal moet je factureren?
E-facturatie verplicht
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige bedrijven facturen elektronisch verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete van minimum 1.500 euro voor de eerste overtreding, na een waarschuwing. De verplichte e-facturatie geldt enkel als alle drie parameters voldaan zijn:
- De entiteit die de factuur uitreikt, is een in België gevestigde btw-plichtige (of lid van een btw-eenheid). De belangrijkste uitzondering zijn de ondernemers die volledig vrijgesteld zijn van btw.
- De entiteit die de factuur ontvangt, moet voor die handeling zijn Belgisch btw-nummer meedelen. De verplichte e-facturatie geldt dus niet als de ontvanger een buitenlands btw-nummer meedeelt.
- De factuur wordt uitgereikt voor een handeling die wordt gelokaliseerd in België.
Verplicht factureren
De regelgeving stelt dat je steeds een factuur moet opmaken voor je klanten, tenzij je een dienst levert die niet is onderworpen aan btw of als je kan genieten van een algemene ontheffing van de factureringsplicht (bv. bank-, verzekerings- en financiële diensten). In principe moet je ook geen factuur opmaken bij de levering aan een consument. Ook niet wanneer je via jouw webshop verkoopt aan een Belgische consument. Maar in bepaalde gevallen gelden echter uitzonderingen, zoals onder meer bij de verkoop op afstand waarbij de levering in het buitenland plaatsvindt of bij verkopen op afbetaling en huurkopen Let wel: als de consument een bewijsstuk vraagt en je dit niet (gratis) kan bezorgen, dan mag de consument zijn/haar betaling uitstellen.
Facturen protesteren
De bewijslast van het protest ligt bij de koper. Mondeling protesteren kan, maar er wordt best een schriftelijke bevestiging aangetekend verzonden met het oog op het bewijs en dit binnen de termijn die in de algemene verkoopsvoorwaarden wordt vermeld. Algemene voorwaarden moeten goedgekeurd worden door jouw klant voor de aankoop of bestelling, maar je bent niet verplicht om deze op te nemen bij het versturen van facturen. Als je toch algemene voorwaarden op jouw factuur voorziet, verwijs er dan zeker duidelijk naar op de voorzijde van de factuur. Algemene voorwaarden op een factuur zijn handig als bevestiging, maar op zich niet voldoende om ze te laten gelden tegen de klant.
Wat factureren?
In de factuur kunnen enkel de goederen of diensten opgenomen worden die effectief geleverd werden. Over het algemeen gaat er nog een heel proces vooraf aan het bestellen van goederen of diensten. In sommige gevallen kan de klant een offerte vragen of zal dat zelfs een wettelijke verplichting zijn. En bij bevestiging/bestelling door een consument zal je bij uitgestelde levering ook verplicht een bestelbon moeten afleveren. Ondertekende of bevestigde offertes of bestelbonnen zijn dan ook bepalend voor wat uiteindelijk mag gefactureerd worden. Enkel geleverde goederen of diensten mogen gefactureerd worden. Een schadevergoeding (bv. door een laattijdig betaalde factuur) is op zich geen levering van een goed of een dienst en kan dus ook niet gefactureerd worden. Hetzelfde geldt voor intresten of schadevergoedingen wegens vroegtijdige beëindiging van een overeenkomst. Wanneer een contract vroegtijdig wordt opgezegd moet er een verbrekingsvergoeding gefactureerd worden. Op die vergoeding wordt eveneens btw aangerekend.
Wanneer factureren?
Je moet een factuur uitreiken uiterlijk op de 15de dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbaar feit (de levering of dienstverrichting) plaatsvond. Opgelet: als je de factuur te laat uitreikt, betekent dit uiteraard niet dat de ontvanger de verschuldigde som niet meer zou moeten betalen. Een te laat opgemaakte factuur kan je invorderen. Maar door te laat te factureren, riskeer je wel discussies met de fiscus, en misschien zelfs een boete.
In welke taal factureren?
Alle documenten die je wettelijk verplicht moet uitreiken, zoals facturen, moeten volgens de Belgische en Vlaamse taalwetgeving verplicht uitgereikt worden in de taal van het gebied waar de exploitatiezetel is gevestigd. Als jouw onderneming in Vlaanderen gevestigd is, moet je facturen in het Nederlands opstellen, ook als je vaak met Franstalige of Engelstalige klanten werkt. Het Vlaamse Taaldecreet van 1973 bepaalt namelijk dat facturen die in een andere taal zijn opgesteld, absoluut nietig zijn. Dit betekent dat als een klant weigert te betalen en je de zaak voor de rechter brengt, de factuur ongeldig wordt verklaard als deze niet in het Nederlands is opgesteld. Ligt jouw exploitatiezetel in het Brusselse Gewest, dan mag je kiezen tussen het Nederlands of het Frans. Als je factureert aan een anderstalige klant in België dan mag je een rechtsgeldige vertaling opmaken in één van de talen van de EU of van de Europese Economische Ruimte. Factureer je aan een anderstalige klant buiten België dan mag je een vertaling meegeven in bijvoorbeeld het Engels. Maar die vertaling heeft geen juridische waarde en is louter ‘informatief’.
Bron: Unizo
