Een beursstand opbouwen, een eventlocatie inrichten of na afloop alles weer afbreken: voor heel wat eventbedrijven horen meerdaagse opdrachten bij de dagelijkse praktijk. Ook buiten onze landsgrenzen. Medewerkers verblijven daarbij soms meerdere nachten buitenshuis en maken kosten voor maaltijden, drankjes en kleine uitgaven.
Stuur je als eventbedrijf regelmatig medewerkers naar het buitenland, dan krijg je vroeg of laat vragen over maaltijdvergoedingen, hotelkosten en de fiscale behandeling daarvan. Welke vergoedingen kan of moet je als werkgever toekennen? En onder welke voorwaarden zijn die fiscaal en sociaalrechtelijk vrijgesteld?
Buitenlandse dienstreizen: forfaitaire verblijfsvergoeding
We verwijzen hiervoor graag naar de fiscale en sociale regeling voor forfaitaire verblijfsvergoedingen bij buitenlandse dienstreizen. Voor buitenlandse dienstreizen kunnen werkgevers de werkelijke beroepskosten terugbetalen op basis van bewijsstukken. Een andere mogelijkheid is een forfaitaire dagvergoeding toe te kennen als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Als aan de toepasselijke voorwaarden is voldaan, wordt die vergoeding niet als gewoon loon behandeld en is ze vrijgesteld van belastingen en socialezekerheidsbijdragen.
Voor de forfaitaire vergoeding worden twee belangrijke referenties gebruikt: een algemeen forfait van 37,18 euro per dag of de hogere, landafhankelijke bedragen uit de officiële landenlijst van de FOD Buitenlandse Zaken. Die laatste verschillen naargelang het land van bestemming en de toepasselijke categorie. De geactualiseerde landenlijst geldt sinds 1 augustus 2025. Voor veel bestemmingen, zoals onze buurlanden Frankrijk, Duitsland of Nederland, liggen de bedragen uit de landenlijst hoger dan het algemene forfait. De werkgever kiest een toepasselijke vergoedingsregeling en moet daarbij rekening houden met de voorwaarden die gelden voor de fiscale en socialezekerheidsrechtelijke behandeling.
De bedragen uit de landenlijst zijn ingedeeld in twee categorieën. Categorie 1 geldt voor buitenlandse dienstreizen van maximaal dertig kalenderdagen. Categorie 2 is bedoeld voor verblijven van meer dan dertig opeenvolgende kalenderdagen.
De dagvergoeding dekt in principe de kosten van lunch en avondmaal, dranken en snacks, plaatselijk vervoer, telefonische communicatie en andere kleine uitgaven. Hotelkosten, ontbijt en de verplaatsing naar en van de bestemming vallen daar niet onder. Voor die uitgaven gelden afzonderlijke regels voor terugbetaling en bewijsstukken, en, waar van toepassing, de maximale logementskosten per land.
Meer informatie vind je in de actuele instructies van de RSZ over buitenlandse dienstreizen en in het ministerieel besluit van 14 juli 2025 met de officiële bedragen.
De forfaits mogen niet automatisch op elke buitenlandse opdracht worden toegepast. De RSZ verwijst onder meer naar de voorwaarden dat het om echte buitenlandse dienstreizen gaat, dat de werknemer een hoofdzakelijk sedentair beroep uitoefent en slechts af en toe beroepshalve naar het buitenland reist, en dat de inkomsten uit de buitenlandse prestaties aan Belgische belastingen onderworpen zijn. Voor eventmedewerkers die vaak op locatie werken, is het daarom belangrijk om na te gaan of deze voorwaarden vervuld zijn. Bij twijfel kan het sociaal secretariaat beoordelen welke regeling toepasbaar is.
Je mag de regels voor buitenlandse dienstreizen ook niet zonder meer toepassen op opdrachten binnen België. Voor binnenlandse verplaatsingen gelden andere voorwaarden en referentiebedragen. Meer informatie daarover vind je hier.
Hoeveel dagen tellen mee?
De berekening is niet altijd gelijk aan het aantal kalenderdagen waarop een medewerker van huis is. Bij de toepassing van de landenlijst speelt onder meer een rol of het gaat om een korte of een langere buitenlandse dienstreis.
Voor een volle dag tussen twee overnachtingen kan het volledige dagforfait worden toegekend. Sinds 1 januari 2025 kan ook voor de vertrek- en terugkeerdag van een meerdaagse buitenlandse dienstreis het volledige forfait worden toegekend. De vroegere beperking tot een halve dagvergoeding is afgeschaft.
Ook voor een buitenlandse heen-en-terugreis op dezelfde dag kan een volledige dagvergoeding worden toegekend, zelfs als de afwezigheid minder dan tien uur bedraagt. De vroegere minimumduur van tien uur is sinds 1 januari 2025 niet langer van toepassing.
Dat betekent niet dat elke werknemer automatisch recht heeft op een forfait voor iedere reisdag. De voorwaarden voor buitenlandse dienstreizen blijven gelden, net als de verplichting om na te gaan welke kosten de werknemer daadwerkelijk zelf draagt. Een correcte berekening en een duidelijke registratie van de opdrachten blijven dus belangrijk.
Wat als het hotel ontbijt aanbiedt?
Een ander praktisch aandachtspunt is de combinatie van hotelkosten en maaltijdvergoedingen. Boek je een hotel, dan moet je weten welke maaltijden in de prijs inbegrepen zijn en welke kosten het eventbedrijf of de klant rechtstreeks op zich neemt.
Het ontbijt valt niet onder de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen. Sinds 2023 is het ontbijt opgenomen in de regeling voor de maximale logementskosten. De vroegere afzonderlijke vermindering van de dagelijkse forfaitaire vergoeding met 15% voor het ontbijt wordt niet langer toegepast. De kosten van het ontbijt kunnen dus wel deel uitmaken van de afzonderlijke logementskosten, waarvoor de maximale bedragen per land en de vereiste bewijsstukken gelden.
Voor lunch en avondmaal ligt dat anders. Als de werkgever of een derde de maaltijd rechtstreeks betaalt of gratis aanbiedt, moet het dagforfait worden verminderd met 35% voor de lunch en 45% voor het avondmaal.
Voor eventbedrijven is het daarom belangrijk om vooraf te bepalen welke maaltijden inbegrepen zijn in het hotelarrangement, welke maaltijden door de opdrachtgever worden aangeboden en welke kosten de werknemer zelf moet dragen. Wanneer een werkgever of klant bijvoorbeeld crewcatering voorziet, moet worden nagegaan of daardoor een vermindering van het dagforfait nodig is. Een volledig forfait toekennen terwijl bepaalde kosten al rechtstreeks worden betaald, kan tot een onjuiste fiscale behandeling leiden.
Welke afspraken gelden binnen de eventsector?
Naast de algemene fiscale en sociale regels zijn ook de afspraken binnen het toepasselijke paritair comité van belang. Een fiscale referentie bepaalt namelijk niet automatisch hoeveel een werkgever volgens een cao, arbeidsovereenkomst of ondernemingsregeling moet betalen. Eventbedrijven moeten dus nagaan welke arbeidsvoorwaarden en eventuele CAO-bepalingen voor hun medewerkers gelden. Mogelijks bestaan er sectorale bepalingen die tot hogere verplichtingen leiden dan de fiscale referentiebedragen. Welke bepalingen precies van toepassing zijn, moet evenwel worden nagegaan voor het betrokken paritair comité. Het is belangrijk om de fiscale referentiebedragen niet zonder meer als een sectorale betalingsverplichting te beschouwen.
Voor PC 126 (stoffering en houtbewerking) en PC 200 (aanvullend paritair comité voor de bedienden) is er geen CAO die een hogere verplichting oplegt dan de fiscale plafonds. De wettelijke fiscale/RSZ-grenzen (Landenlijst of 37,18 EUR) gelden als de standaard referentie.
Bij PC 304 (vermakelijkheidsbedrijf) is extra voorzichtigheid nodig omdat de sector verschillende CAO’s kent voor onder meer podiumkunstenaars, technici en andere werknemers, afhankelijk van het taalgebied van de onderneming. Voor reisvoorstellingen bijvoorbeeld bestaan er specifieke CAO-bepalingen over vergoedingen en buitenlandse verblijven. Afhankelijk van de toepasselijke CAO kunnen ook andere regels gelden voor overnachtingen, maaltijden en overleg tussen werkgever en werknemer over de omstandigheden van een verblijf in het buitenland. Je moet dus nagaan welke bepalingen precies gelden voor jouw eventbedrijf en de betrokken werknemers.
Een sectorale of ondernemingsregeling kan dus aanvullende verplichtingen opleggen. Dat betekent echter niet dat een vergoeding boven de fiscale of RSZ-referentie automatisch belastingvrij is. Je moet als werkgever moet beide aspecten afzonderlijk beoordelen: enerzijds de verplichting om de vergoeding toe te kennen, anderzijds de voorwaarden waaronder die vergoeding fiscaal en sociaalrechtelijk als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever wordt aanvaard.
Meer informatie over de sectorale CAO’s vind je via de cao-databank van de FOD Werkgelegenheid. Controleer altijd of de betrokken tekst van toepassing is op jouw onderneming en de werknemer in kwestie.
Daarnaast blijven uiteraard de gewone regels van het toepasselijk paritair comité rond arbeidsduur, rusttijden en eventuele vergoedingen voor nacht- en weekendwerk gelden. Een dagvergoeding voor maaltijden en kleine uitgaven vervangt de loon- of toeslagverplichting die uit de toepasselijke regelgeving of CAO voortvloeit niet.
Een duidelijk onkostenbeleid voorkomt discussies
Voor eventbedrijven die regelmatig in het buitenland werken, is het aangewezen om het toepasselijke paritair comité te controleren, de juiste forfaits voor buitenlandse opdrachten te raadplegen en duidelijk vast te leggen welke kosten door het bedrijf, het hotel of de opdrachtgever worden betaald.
Controleer bovendien vooraf of de voorwaarden voor de forfaitaire regeling vervuld zijn, registreer de reis- en verblijfsdagen en bewaar de bewijsstukken voor afzonderlijk terugbetaalde kosten. Stem het onkostenbeleid bij twijfel af met je sociaal secretariaat of je fiscale adviseur.
Zo vermijd je dubbele vergoedingen en discussies over belastingen of socialezekerheidsbijdragen, en stem je de terugbetaling van onkosten beter af op de dagelijkse realiteit van de eventsector.
