Quand on parle d’un « événement », on pense immédiatement à une expérience physique en live. Si la crise du Covid nous a appris quelque chose, c’est bien le besoin de connexion et de contact humain physique, et donc aussi d’événements physiques. Pourtant, le virtuel est là pour rester, car il présente également de nombreux avantages. Les événements hybrides, qui combinent le présentiel et le virtuel, constituent donc une option judicieuse pour maximiser l’impact ou la portée.
L'organisation d'un événement physique est assez complexe. La plupart du temps, des éléments hybrides et numériques sont de toute façon intégrés dans la phase de préparation et de suivi, mais organiser un véritable événement hybride est tout autre chose. Une idée fausse très répandue consiste à penser que le simple fait de diffuser votre événement physique en streaming en fait automatiquement un événement hybride. Un événement hybride est la combinaison d’un événement physique et d’un événement en ligne à part entière, où les dimensions physique et en ligne se fondent de manière transparente. Cela signifie que vous devez proposer un programme percutant tant pour les participants physiques que pour les visiteurs en ligne, et les traiter tous de la même manière. De plus, les invités en ligne sont plus facilement distraits. Il faut donc redoubler d'attention pour les garder impliqués. Même si l'accent est mis sur l'événement physique et l'expérience en direct, il faut également savoir transmettre cette expérience en ligne. Ainsi, les deux publics bénéficieront d'une expérience événementielle optimale.
Le grand avantage d'un événement hybride est qu'il vous permet d'atteindre un public beaucoup plus large. La capacité maximale du lieu où se déroule votre événement physique n'est plus la limite de votre événement. Grâce à l'intégration d'une composante en ligne, vous dépendez beaucoup moins de facteurs liés au lieu, tels que l'accessibilité, les frais de déplacement, la météo, etc. Si votre entreprise est active dans plusieurs pays ou si vous souhaitez organiser un événement sur différents sites, une approche hybride est intéressante. Le seuil de participation s'en trouve en effet abaissé : les participants peuvent choisir eux-mêmes s'ils peuvent ou non être présents physiquement. Votre public potentiel s'élargit donc. Et cela de manière tout à fait durable, car cela implique moins de transports, moins de déchets, etc. … Un exemple concret : un congrès médical international où des médecins du monde entier peuvent suivre, tant en présentiel qu'en ligne, des interventions médicales qui sont ensuite discutées. Et ce, sans que tous les participants ne perdent un temps précieux à passer des heures dans un avion.
Peu d'événements hybrides parviennent à créer un lien entre les participants en ligne et le public présent physiquement. Alors que le réseautage va de soi lors d'un événement physique, ce n'est pas du tout le cas pour les visiteurs en ligne. Ce lien physique fait défaut : il ne s'agit pas seulement de la communication non verbale, mais aussi du contact physique proprement dit, qui permet de se regarder dans les yeux. Lors d'un événement physique, il est plus facile de faire connaissance avec de nouvelles personnes, de nouer des contacts informels et même de conclure des affaires. Il faut donc réfléchir à des outils d'interaction en ligne et à des solutions créatives pour établir un lien avec le public en ligne. Un bon exemple est un grand tournoi d'e-sport. On peut se rendre physiquement sur place pour assister au tournoi, mais l'événement est également diffusé en streaming dans le monde entier, y compris la cérémonie d'ouverture, les performances, les interviews des joueurs, les extraits vidéo et les analyses d'après-match. Le public en ligne est également impliqué par le biais de sondages, de citations de commentaires en ligne, de sessions de chat exclusives, etc. ….
L'avantage, c'est que vous pouvez facilement créer une communauté en ligne à partir de votre audience en ligne, avec laquelle vous pouvez interagir avant et après l'événement. De plus, les actions de vos invités en ligne sont parfaitement mesurables, ce qui vous fournit des informations précieuses sur leur engagement envers l'événement. Les données ainsi collectées peuvent servir à analyser le succès de votre événement et à étayer votre stratégie marketing.
Si vous souhaitez organiser un événement hybride, tout repose sur la technologie. Il ne s'agit pas seulement de disposer du matériel technique adéquat et d'une connexion Internet fiable, mais aussi des bons outils en ligne et des équipes d'experts nécessaires pour assurer le bon déroulement technique de l'événement, tant pour la production physique que pour la production en ligne. Avec les bons prestataires, une bonne connexion Internet et une bande passante suffisante, tout devrait en principe bien se passer, même si un imprévu peut toujours survenir. Cette configuration technique rend toutefois l'organisation d'un événement hybride plus complexe, ce qui a également un coût.
Les événements hybrides ne sont certainement pas un phénomène passager, et ils ne sont pas non plus une nouveauté. La crise du Covid n'a fait qu'accélérer leur essor. Les avantages sont tout simplement trop importants : un nombre illimité de participants, un accès (et des coûts) plus abordables pour les participants, la mesurabilité, etc. Les événements hybrides vont donc certainement continuer à gagner en popularité.
