Wie ‘event’ zegt, denkt meteen aan een fysieke live ervaring. Als de coronacrisis ons iets heeft geleerd, is het de behoefte aan connectie en fysieke menselijk contact en dus ook aan fysieke evenementen. Toch is online een blijver omdat het ook heel wat voordelen heeft. Hybride evenementen waarbij fysiek en online worden gecombineerd zijn dan ook een slimme optie om de impact of het bereik te maximaliseren.
Bij de organisatie van een fysiek evenement komt heel wat kijken. Meestal worden er sowieso hybride en digitale elementen geïntegreerd in het voor- en natraject, maar een echt hybride event organiseren is nog heel wat anders. Een grote misvatting is denken dat je fysiek event door het streamen ervan automatisch een hybride event wordt. Een hybride evenement is een combinatie van een fysiek event met een volwaardig online event waarbij fysiek en online naadloos in elkaar overlopen. Dat betekent dat je zowel voor de fysieke aanwezigen als voor de online bezoekers een impactvol programma moet voorzien en hen allebei op dezelfde manier behandelt. Bovendien worden online gasten sneller afgeleid. Er is dus extra aandacht nodig om hen betrokken te houden. De focus mag dan wel liggen op het fysieke event en de live beleving, maar die beleving moet je ook online weten over te brengen. Zo krijgen beiden een optimale event experience.
Het grote voordeel van een hybride event is dat je een veel groter bereik krijgt. De maximum capaciteit van de venue van je fysiek event is niet langer de maximum capaciteit van je evenement. Door de integratie van een online component, ben je veel minder afhankelijk van locatiegebonden factoren zoals bereikbaarheid, reiskosten, goed weer, enz. … Is je bedrijf actief in verschillende landen of wil je graag iets organiseren op verschillende locaties, dan is een hybride aanpak interessant. De drempel om deel te nemen wordt daardoor immers lager: mensen kunnen zelf kiezen of ze fysiek aanwezig (kunnen) zijn of niet. Je potentieel publiek wordt dus groter. En dat helemaal duurzaam want minder transport, minder afval, enz. … Een concreet voorbeeld: een internationaal medisch congres waarbij artsen van overal ter wereld zowel fysiek als online medische ingrepen kunnen meevolgen, die vervolgens worden besproken. En dat zonder dat alle aanwezigen daarbij kostbare tijd verliezen door uren in een vliegtuig te zitten.
Er zijn echter niet veel hybride events die erin slagen om de mensen die online deelnemen ook te verbinden met het publiek dat fysiek aanwezig is. Waar netwerken op een fysiek evenement een evidentie is, is dat voor online bezoekers veel minder het geval. Die fysieke connectie is een gemis: niet alleen de non-verbale communicatie maar ook het letterlijk fysiek contact waarbij je elkaar in de ogen kan kijken. Tijdens een fysiek event leer je gemakkelijker nieuwe mensen kennen, leg je informeel contacten en kan je zelfs zaken doen. Je moet dus nadenken over online interactietools en creatieve oplossingen om connectie te maken met het online publiek. Een mooi voorbeeld is een groot esports-toernooi. Je kan fysiek naar het toernooi komen kijken, maar het event wordt ook wereldwijd gestreamd, inclusief de openingsceremonie, optredens, interviews met spelers, clips en nabesprekingen. Ook het online publiek wordt betrokken door middel van polls, het citeren van online reacties, exclusieve chatsessies, enz. ….
Voordeel is dan wel weer dat je vanuit je online publiek gemakkelijk een online community kan bouwen waar je voor en na het evenement mee aan de slag kan. Bovendien is wat je online gasten doen perfect meetbaar, en dat biedt waardevolle inzichten over hun betrokkenheid bij het event. De data die je zo verzamelt kan je inzetten om te analyseren hoe succesvol je evenement was en kan je ook gebruiken als ondersteuning bij je marketingstrategie.
Wil je je event hybride maken, dan staat of valt alles ook met de techniek. Het gaat dan niet alleen om het juiste technisch materiaal en de online verbinding maar ook om de juiste online tools en de juiste teams van experten om alles technisch in goede banen te leiden, zowel voor de fysieke als voor de online eventproductie. Met de juiste leveranciers, een goede online verbinding en voldoende bandbreedte zit alles in principe snor, al kan er altijd iets fout gaan. Die technische configuratie maakt het organiseren van een hybride evenement wel complexer en dat brengt ook een prijskaartje met zich mee.
Hybride evenementen zijn zeker geen tijdelijk fenomeen en ze zijn ook niet nieuw. De coronacrisis versnelde enkel hun opmars. De voordelen zijn gewoon te groot: een ongelimiteerd aantal deelnemers, de lagere drempel (en kosten) voor deelnemers, de meetbaarheid, … Hybride events zullen dus zeker nog aan populariteit winnen.
