Pour la plupart des organisateurs et des traiteurs, le coût total de la main-d’œuvre d’un événement n’apparaît clairement qu’au moment où les factures et les fiches de paie arrivent — plusieurs semaines après les faits. À ce stade, il n’est plus possible de rectifier le tir, et il ne reste plus qu’à constater que cet événement a coûté plus cher que prévu. Ceux qui ont une meilleure idée à l’avance de l’origine de ces coûts supplémentaires pourront les éviter la prochaine fois.
Trois postes de dépenses souvent négligés
Le recours de dernière minute est le premier et le plus évident : trouver quelqu’un la veille de l’événement coûte presque toujours plus cher que de planifier à l’avance — que ce soit sous forme de suppléments, de frais d’urgence ou d’un profil plus onéreux, car le choix est alors très limité. Peu d’organisateurs tiennent toutefois compte de ce que cela représente en coûts supplémentaires sur l’ensemble d’une saison.
Un deuxième poste de dépenses concerne le type de contrat. Flexi-job, travail étudiant, heures supplémentaires dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée ou intérim : chaque type de contrat a un coût différent et obéit à des règles différentes. Sous la pression du temps, les équipes choisissent souvent la solution la plus rapidement disponible à ce moment-là, et non celle qui est la plus avantageuse ou la moins risquée. Ce choix n’est pas facilité lorsque les collaborateurs flexibles et permanents sont gérés par différents partenaires ou systèmes : au moment même où l’on souhaiterait comparer les deux types de coûts, la vue d’ensemble devient confuse.
Le troisième poste de dépenses, et le moins visible, est celui lié au sur-effectif ou au sous-effectif. Un effectif insuffisant met la prestation de services sous pression et entraîne des heures supplémentaires ; un effectif trop important coûte tout simplement de l'argent qui n'était pas nécessaire. Sans une vision claire de la comparaison entre les effectifs prévus et les effectifs réels, cette différence reste invisible jusqu'à ce que l'événement soit terminé depuis longtemps.
Un outil qui ne se limite pas au planning
De plus en plus d’organisateurs et de traiteurs délaissent donc les plannings classiques au profit d’un outil de planification numérique qui va bien au-delà de la simple question de « qui travaille quand ». Un tel outil calcule, dès la phase de planification, le coût d’un service supplémentaire, d’un choix de contrat particulier ou d’une modification du planning, avant même que ce choix ne soit confirmé. Certains outils signalent automatiquement lorsqu’un type de contrat n’est pas optimal pour une situation donnée, alertent sur les risques de non-conformité avant qu’ils n’entraînent une amende, et donnent une vision claire de la marge par événement ou par service.
Aperçu du personnel flexible et permanent
Cette vision est d’autant plus précieuse lorsqu’elle ne se limite pas à la planification proprement dite. Pour de nombreux organisateurs et traiteurs, la gestion du personnel est, dans la pratique, fragmentée : une agence pour le personnel flexible, un secrétariat social pour l’équipe permanente, et un outil distinct pour tout planifier ensemble. À chaque transition entre ces systèmes, on perd peu à peu la vue d’ensemble. Ceux qui peuvent visualiser la planification, la rémunération des collaborateurs flexibles et la gestion des salaires de l’équipe permanente au sein d’un même ensemble sont en mesure de trouver le juste équilibre entre ces deux types de personnel au moment où cela compte vraiment : lors de la constitution de l’équipe pour un événement concret, et non pas après coup, lors du calcul des coûts.
Silver Tie, une PME flamande active depuis plus de 30 ans dans le secteur de l'hôtellerie et de l'événementiel, combine son propre outil de planification avec la gestion de la paie des collaborateurs flexibles via un service de paie externe et celle des collaborateurs permanents via son propre service de paie, permettant ainsi aux organisateurs et aux gérants de gérer ces deux types de personnel à partir d'une seule interface, de maîtriser leurs coûts et d'augmenter leur rentabilité.
D'un poste de dépenses à un outil de pilotage
Le personnel représente généralement le poste de dépenses le plus important d'un événement, mais c'est souvent celui sur lequel les organisateurs ont le moins de visibilité lors de la planification. Une bonne maîtrise de ce poste de dépenses — qu'il s'agisse de personnel flexible ou permanent — permet d'en faire un élément maîtrisable du budget et peut faire la différence entre un événement qui s'équilibre et un événement qui génère des bénéfices.
Photo : Silver Tie.
