We hadden het eerder al over het onderzoeksproject AI4Events van HOGENT. Op het gebied van voorbereiding en interne organisatie kan onze sector wel wat advies en ondersteuning gebruiken. Het AI4Events-onderzoeksproject van HOGENT speelde hierop in.
AI4Events wil de eventsector ondersteunen bij de toepassing van kunstmatige intelligentie, door middel van digitale en AI-tools die eventbedrijven zelf kunnen gebruiken en die hen helpen om events (kosten)efficiënter te organiseren. Die tools – die speciaal voor de eventsector werden geselecteerd – worden verzameld in een digitale roadmap op een online platform. Zo kunnen de bedrijven uit de sector nagaan welke tools voor hen relevant zijn.
De roadmap werd zo toegankelijk mogelijk gemaakt voor de sector, met een handleiding, ROI, case per tool. De tools die op het platform werden opgenomen en worden aangeboden zijn niet te prijzig en voornamelijk van Belgische makelij. Hiermee mikt AI4Events op de vele kleinere organisaties met beperktere budgetten. De doelgroep bestond voornamelijk uit B2B-bedrijven, d.w.z. organisatoren van conferenties, seminaries, enz. …
De toepassingen op het platform zijn zeer divers. Heel wat tools op het platform bestaan al een tijdje, maar waren niet gekend bij veel eventbedrijven. Soms ook omdat ze oorspronkelijk niet bedoeld waren voor de eventsector en dus moesten worden aangepast.
De verzamelde tools lijken soms voor de hand liggend, maar de sector heeft nog een lange weg te gaan op het gebied van data en digitalisering. Veel bedrijven organiseren evenement na evenement zonder veel systematiek in bijvoorbeeld het monitoren van de inschrijvers, de efficiëntie van de catering, enz. …. Vaak worden beslissingen ad hoc genomen, op basis van buikgevoel in plaats van data. Inzichten in voorkeuren, gedrag, enz. … zorgen nochtans voor een grotere voorspelbaarheid, en dat zorgt dan weer voor risicobeperking en een betere aansluiting bij de behoeften en wensen van deelnemers. Op het gebied van gegevensanalyse kan dus zeker vooruitgang worden geboekt. Tegelijkertijd is dit een weg die nooit stopt: innovatie en integratie van nieuwe technologie zullen altijd aan de orde blijven. Het is een kwestie van alert te blijven en kansen op tijd te detecteren.
Het project werd eerder deze week officieel gelanceerd in Gent in aanwezigheid van Vlaams minister van Economie en Innovatie Jo Brouns, Burgemeester van Gent Mathias De Clercq, directeur HOGENT Koen Goethals en meer dan 120 geïnteresseerde eventprofessionals. Tijdens het lanceringsevenement werd de 'roadmap' van nuttige tools die tijdens het onderzoek zijn ontwikkeld nader toegelicht.
Jo Brouns, Vlaams minister van Economie, Innovatie, Werk, Sociale economie en Landbouw: “Als het gaat over het organiseren van evenementen zijn onze Vlaamse bedrijven toonaangevend. Of het nu gaat over onze festivals of onze grote sportevenementen, ze komen van over de hele wereld om te kijken en onze events worden zelfs exportproducten. Natuurlijk moet onze eventsector ook blijven innoveren om zijn leidende rol te behouden. Niets zal de komende jaren meer impact hebben dan de opkomst van Artificiële Intelligentie. Denk maar aan de automatisering van repetitieve of tijdrovende taken, waardoor schaarse mankracht daadwerkelijk vrijkomt voor beleving en kosten kunnen worden bespaard. Ook op het gebied van data-analyse is er een bijzonder groot potentieel om bij grote evenementen risico's zoveel mogelijk te gaan beperken en sneller te de-risken.”
De bedoeling van het online platform beperkt zich niet tot het aanbieden van tools, maar wil ook een community opbouwen waar bedrijven uit de sector met elkaar in contact kunnen komen en die ook na het project levendig blijft.
Daarnaast wordt er een opfriscursus ontwikkeld om ook effectief aan de slag te gaan met kunstmatige intelligentie (AI). Dit roept meteen de vraag op hoe AI geïntegreerd kan worden in de eventsector. Een tool over catering of het monitoren van registraties is immers op zichzelf nog geen kunstmatige intelligentie.
Het platform is nu live op www.ai4events.be.
Laat dit alvast en oproep zijn aan onze bedrijven om er voluit voor te gaan! Probeer het uit en deel feedback op het platform. AI zal sowieso een impact hebben op de sector. Aan jou om te beslissen wanneer je op deze trein springt.
—
