Het heeft lang geduurd maar eind maart heeft de Europese Raad definitief ingestemd met de herziening van de Richtlijn Pakketreizen, de zogenaamde Package Travel Directive of PTD. De nieuwe richtlijn moet zorgen voor meer duidelijkheid, sterkere consumentenbescherming en een vereenvoudiging van bepaalde regels voor reisorganisaties. De herziening brengt zowel duidelijkheid als blijvende verplichtingen voor de organisatoren van events en incentives.
Deze regelgeving dateerde nog uit het tijdperk van vóór het online boeken, dynamic packaging en de sterke opkomst van internationale platformen en was aan herziening toe. Die herziening moet de richtlijn toekomstbestendig maken, de regels binnen de Europese Unie gelijk trekken en consumentenbescherming versterken, maar tegelijk wel werkbaar blijven voor de bedrijven die pakketreizen organiseren.
Die doelstellingen zijn zeer legitiem, maar hielden wel risico’s in voor onze eventbedrijven die incentives, internationale events of andere zakenreizen voor bedrijven organiseren: juridische onzekerheid door nieuwe definities, financiële problemen door mogelijke limieten op aanbetalingen die de werking van onze agencies kunnen bemoeilijken, onevenwichtige verplichtingen rond kosteloze annuleringen die disproportioneel bij de organisator terechtkomen en overregulering die vooral voor kleinere Belgische spelers zwaar doorweegt. Daarom hebben Event Confederation en haar Europese partners er altijd voor gepleit om business travel, incentives en corporate groepsreizen uit deze consumentenrichtlijn te schrappen. De reizen die door onze agencies worden georganiseerd zijn immers iets heel anders dan de gewone toeristische pakketreizen die zich richten naar consumenten en niet naar bedrijven.
Ondanks steun vanuit verschillende Europese commissies is die uitsluiting er uiteindelijk niet gekomen. Dat betekent dat Belgische agencies die reizen combineren met diensten (hotels, vluchten, activiteiten, transfers, DMC’s, enz. …) onder de pakketreizenwetgeving blijven vallen — ook wanneer de klant een bedrijf is.
Wat is er veranderd?
Toch is de herziening van de richtlijn voor onze eventsector een verbetering. De aangepaste richtlijn bevat onder meer:
- een verduidelijking van wat precies als pakketreis wordt beschouwd
- gekoppelde reisarrangementen (linked travel arrangements) zijn uit de richtlijn geschrapt
- een uitgebreidere informatieverplichting richting reizigers
- strengere regels rond insolventiebescherming en terugbetalingen
- een verduidelijking van rechten bij annuleringen en uitzonderlijke omstandigheden
- extra verplichtingen voor organisatoren voor klachtenafhandeling
Ook werden enkele voor onze sector bijzonder ingrijpende voorstellen uiteindelijk niet in de nieuwe richtlijn opgenomen, zoals strikte beperkingen op aanbetalingen en het zogenaamde “3-uurscriterium” voor de definitie van een pakketreis. Deze maatregelen zouden bijzonder onwerkbaar geweest zijn voor organisatoren van complexe reizen en incentives.
Wat betekent dit nu concreet?
Enerzijds brengt de nieuwe richtlijn meer duidelijkheid, met een scherpere afbakening van wanneer een programma als pakketreis geldt en het behouden van werkbare betalingsafspraken met hotels, luchtvaartmaatschappijen en lokale event- en andere partners. Anderzijds verandert er niets aan de informatieplicht richting deelnemers, de aansprakelijkheid van de organisator voor de volledige uitvoering van het programma en de verplichte insolventiebescherming.
De impact voor onze event- en incentivebureaus blijft dus groot rond aansprakelijkheid, aanbetalingen en administratieve lasten. Voor agencies die complexe incentives, reward trips of internationale groepsreizen organiseren, blijft het dus cruciaal om juridisch en organisatorisch waterdicht te werken.
Na publicatie in het Publicatieblad van de EU krijgen de lidstaten 28 maanden om de richtlijn om te zetten in nationale wetgeving, gevolgd door een implementatieperiode van zes maanden. In België betekent dit dat de FOD Economie de bestaande wetgeving rond pakketreizen zal moeten aanpassen. Als behartiger van de belangen van onze Belgische event- en incentivebureaus volgt de Event Confederation dit nauwgezet op. We brengen je op de hoogte van zodra de nationale omzetting concreet wordt.
Foto gemaakt met de hulp van AI.
