Op een dag zit er een brief van Reprobel in de bus met een uitnodiging tot betaling van een jaarlijkse bijdrage. De brief ziet er wat dubieus uit, maar toch is hij geen scam. Ook al heb je nog nooit van Reprobel gehoord en stel je je hier dus vragen bij, toch mag je deze uitnodiging niet vertikaal klasseren, ook niet als de hoofdactiviteit van jouw eventbedrijf niks te maken heeft met auteurs en uitgevers. Elke onderneming moet zich immers bij Reprobel registreren.
Wat is Reprobel en waarom betalen?
Reprobel is een Belgische beheersvennootschap die de vergoedingen int voor auteurs van literaire- en visuele kunsten ter compensatie van de fotokopieën die gemaakt worden van hun gepubliceerde werken op papier en voor het openbaar leenrecht int en verdeelt. Reprobel zorgt er dus voor dat elke auteur of uitgever een vergoeding ontvangt telkens iemand een kopie neemt van zijn of haar werk. Zo’n beetje de Sabam voor tekst en beeld. De dag van vandaag gaat het natuurlijk al lang niet meer enkel om gedrukte tekst en beeld, ook digitale reproductie valt onder Reprobel. Zodra je online teksten of beelden kopieert, afdrukt, deelt, presenteert of verwerkt in een document, spreken we juridisch van een ‘reproductie’ of kopie.
Reprobel keert de geïnde vergoedingen doorgaans niet rechtstreeks aan auteurs en uitgevers uit. Dit loopt in principe langs de leden-beheersvennootschappen, die elk over specifieke verdelingsregels beschikken die zijn aangepast aan de activiteit van hun rechthebbenden. Als je een boek leent bij de bibliotheek zorgt dit voor een inkomstenverlies voor de auteur en uitgever. Ook zij krijgen via Reprobel een vergoeding telkens hun werk uitgeleend wordt.
Als jij of een werknemer een kopie neemt van iemand anders zijn of haar werk ben je een bijdrage verschuldigd aan die auteur en uitgever. Iedereen heeft wel eens een foto of een print screen genomen van een artikel om door te sturen naar een collega of om dit later te verwerken in een presentatie of om dit gewoon te bewaren. Vòòr 2017 moest je daarvoor gewoon een Reprobel bijdrage betalen bij de aankoop van een kopieerapparaat of printer, maar deze regel is sinds 2017 afgeschaft. Sindsdien ben je dus niet meer automatisch in orde. Om wettelijk in orde te zijn heb je een Reprobel licentie nodig.
Wat kost dit?
Je zal automatisch van Reprobel een mail of brief ontvangen waarin gegevens staan waarmee je kan aanmelden op hun online portaal. Hier kan je dan je profiel in orde brengen en controleren of de gegevens die zij over je onderneming hebben correct zijn. Nadat je dit in orde hebt gebracht kan je via ‘uw aangiftes’ de aangifte in orde brengen. Je zal het aantal relevante werknemers moeten ingeven, ttz. alle werknemers die kopieën kunnen nemen. Op basis van de activiteit van je onderneming, aantal relevante werknemers en de licentie die je kiest zal een bijdrage bepaald worden die je dan moet betalen. Zorg ervoor dat je aangifte volledig en correct is om mogelijke sancties bij controle te vermijden.
Je hebt de keuze tussen een gecombineerde licentie en de reprografieaangifte:
- De licentie Bizili by Reprobel regelt de meeste vormen van digitale reproductie, overname, communicatie, presentaties en de papieren kopieën en prints.
- Bij de reprografieaangifte gaat het enkel over het nemen van fotokopies. Je moet dan een vaste vergoeding betalen per pagina.
Bizili dekt het digitale en papieren hergebruik van auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden binnen ondernemingen of instellingen, zoals het delen via e-mail, presenteren in een Teams-vergadering of afdrukken van online content. Reprografieaangifte daarentegen geldt uitsluitend voor papieren reproducties, zoals fotokopieën van boeken of artikelen. Neem je als organisatie geen papieren kopieën, dan moet je voor de reprografieaangifte een nulaangifte indienen.
Hoeveel je moet betalen hangt dus af van de licentie die je kiest en van het aantal werknemers die je hebt. De minimumprijs bedraagt 35 EUR en is fiscaal aftrekbaar als beroepskost. Wanneer je geen aangifte doet en/of niet betaalt, dan kan je een boete krijgen. Let op, zelfs als je geen licentie nodig hebt zal je toch nog altijd online een nulaangifte (enkel mogelijk bij de reprografieaangifte) moeten indienen. Anders kan men je toch ook een boete krijgen.
Nulaangifte
Een nulaangifte is alleen mogelijk als je geen reproductieapparaat (kopieerapparaat / printer) in je organisatie hebt, of als je geen papieren reproducties van beschermd werk maakt. Daarvoor zet je je bruto-volume en/of je percentage ‘beschermde bron’ voor het referentiejaar op 0 tijdens het invullen van de aangifte. Opgelet! Dit geldt enkel voor papieren gebruik. Voor digitaal gebruik van beschermde werken (zoals kopiëren, delen of communiceren via digitale kanalen) is een aparte regeling vereist, bijvoorbeeld via de bizili-licentie.
Extra ledenvoordeel Event Confederation
Leden van Event Confederation kunnen een aantrekkelijke korting krijgen op de bizili by Reprobel licentie. Maak gebruik van de promocode die (enkel) onze leden kunnen raadplegen op de pagina Extra Ledenvoordelen op onze website.
Photo by Centre for Ageing Better on Unsplash
Bron: https://www.vlaio.be/nl/nieuws/wat-is-reprobel-en-waarom-moet-je-dit-als-ondernemer-betalen
