Un jour, vous recevez dans votre boîte aux lettres une lettre de Reprobel vous invitant à régler une cotisation annuelle. La lettre a l'air un peu louche, mais ce n'est pas pour autant une arnaque. Même si vous n’avez jamais entendu parler de Reprobel et que vous vous posez donc des questions à ce sujet, vous ne devez pas classer cette invitation à la poubelle, même si l’activité principale de votre entreprise événementielle n’a rien à voir avec les auteurs et les éditeurs. En effet, toute entreprise doit s’enregistrer auprès de Reprobel.
Qu’est-ce que Reprobel et pourquoi payer ?
Reprobel est une société de gestion belge qui perçoit et redistribue les redevances destinées aux auteurs d'œuvres littéraires et visuelles, en compensation des photocopies réalisées à partir de leurs œuvres publiées sur papier, ainsi que les redevances au titre du droit de prêt public. Reprobel veille donc à ce que chaque auteur ou éditeur reçoive une rémunération chaque fois qu’une copie de son œuvre est réalisée. En quelque sorte, la Sabam pour les textes et les images. De nos jours, bien sûr, cela ne concerne plus uniquement les textes et les images imprimés ; la reproduction numérique relève également de la juridiction de Reprobel. Dès lors que vous copiez, imprimez, partagez, présentez ou intégrez des textes ou des images en ligne dans un document, on parle juridiquement d’une « reproduction » ou d’une copie.
En règle générale, Reprobel ne verse pas directement les rémunérations perçues aux auteurs et éditeurs. Celles-ci transitent en principe par les sociétés de gestion membres, qui disposent chacune de règles de répartition spécifiques adaptées à l’activité de leurs ayants droit. Lorsque vous empruntez un livre à la bibliothèque, cela entraîne une perte de revenus pour l'auteur et l'éditeur. Eux aussi reçoivent une rémunération via Reprobel chaque fois que leur œuvre est prêtée.
Si vous ou un de vos employés faites une copie du travail d'une autre personne, vous devez verser une redevance à cet auteur et à son éditeur. Il arrive à tout le monde de prendre une photo ou de faire une capture d'écran d'un article pour l'envoyer à un collègue, l'intégrer plus tard dans une présentation ou simplement le conserver. Avant 2017, il suffisait de payer une redevance Reprobel lors de l'achat d'une photocopieuse ou d'une imprimante, mais cette règle a été supprimée depuis 2017. Depuis lors, vous n'êtes donc plus automatiquement en règle. Pour être en règle avec la loi, vous devez disposer d'une licence Reprobel.
Qu'est-ce que cela coûte ?
Vous recevrez automatiquement un e-mail ou une lettre de Reprobel contenant les informations nécessaires pour vous connecter à leur portail en ligne. Vous pourrez alors y mettre à jour votre profil et vérifier si les données dont ils disposent concernant votre entreprise sont correctes. Une fois ces opérations effectuées, vous pourrez remplir la déclaration via la rubrique « Vos déclarations ». Vous devrez indiquer le nombre d'employés concernés, c'est-à-dire tous les employés autorisés à faire des copies. Une cotisation sera calculée en fonction de l'activité de votre entreprise, du nombre d'employés concernés et de la licence que vous choisissez, et vous devrez alors la payer. Veillez à ce que votre déclaration soit complète et correcte afin d'éviter d'éventuelles sanctions en cas de contrôle.
Vous avez le choix entre une licence combinée et la déclaration de reprographie :
- La licence Bizili (by Reprobel) couvre la plupart des formes de reproduction numérique, de reproduction, de communication, de présentation, ainsi que les copies papier et les impressions.
- La déclaration de reprographie concerne uniquement la réalisation de photocopies. Vous devez alors payer une redevance forfaitaire par page.
Bizili couvre la réutilisation numérique et papier de textes et d'images protégés par le droit d'auteur au sein d'entreprises ou d'institutions, comme le partage par e-mail, la présentation lors d'une réunion Teams ou l'impression de contenu en ligne. La déclaration de reprographie, en revanche, s'applique exclusivement aux reproductions sur papier, telles que les photocopies de livres ou d'articles. Si votre organisation ne réalise pas de copies papier, vous devez alors soumettre une déclaration nulle pour la reprographie.
Le montant à payer dépend donc de la licence que vous choisissez et du nombre d'employés que vous avez. Le prix minimum est de 35 euros et est déductible fiscalement en tant que frais professionnels. Si vous ne faites pas de déclaration et/ou ne payez pas, vous risquez une amende. Attention, même si vous n'avez pas besoin de licence, vous devrez tout de même introduire une déclaration nulle en ligne (uniquement possible pour la déclaration de reprographie). Sinon, vous risquez également une amende.
Déclaration nulle
Une déclaration nulle n'est possible que si votre organisation ne dispose pas d'appareil de reproduction (photocopieuse / imprimante) ou si vous ne réalisez pas de reproductions papier d'œuvres protégées. Pour cela, vous devez indiquer 0 pour votre volume brut et/ou votre pourcentage de « source protégée » pour l'année de référence lorsque vous remplissez la déclaration. Attention ! Ceci s'applique uniquement à l'utilisation sur support papier. L'utilisation numérique d'œuvres protégées (telle que la copie, le partage ou la communication par des canaux numériques) nécessite un autre type de règlement, par exemple via la licence bizili.
Avantage supplémentaire pour les membres d’Event Confederation
Les membres d’Event Confederation peuvent bénéficier d’une réduction intéressante sur la licence bizili by Reprobel. Utilisez le code promo que seuls nos membres peuvent consulter sur la page « avantages supplémentaires » de notre site web.
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Source : https://www.vlaio.be/nl/nieuws/wat-is-reprobel-en-waarom-moet-je-dit-als-ondernemer-betalen
