Sinds 1 juli 2016 werd het Geregistreerd Kassasysteem (GKS) verplicht voor elke zaak met een jaaromzet van meer dan 25.000 euro (excl. btw) uit maaltijden. Het hoofddoel van deze invoering was het tegengaan van belastingontduiking, zwart geld en zwartwerk. Door elke transactie onwisbaar te registreren via de “black box” werd het onmogelijk om omzet buiten de boeken te houden.
Dit jaar staat de overstap van GKS 1.0 naar het nieuwe GKS 2.0 gepland, een belangrijke modernisering voor organisaties die met de witte kassa werken. De grootste verschuiving zit in de technologie achter de schermen: we gaan van fysieke hardware naar digitale communicatie.
Wat verandert er?
De focus van GKS 2.0 ligt op digitalisering en real-time verbinding met de FOD Financiën. In GKS 1.0 moest je een fysieke zwarte doos (Fiscal Data Module) aan je kassa koppelen. In GKS 2.0 wordt deze doos versterkt met een cloud-gebaseerde oplossing of een softwarematige beveiliging. Waar data voorheen lokaal werd opgeslagen en pas bij controle werd uitgelezen, communiceert GKS 2.0 data in real-time naar de servers van de overheid via een API. Het systeem is gebouwd om makkelijker updates te ontvangen. Nieuwe btw-regels of functies kunnen via software-updates worden gepusht zonder dat je nieuwe hardware hoeft te kopen.
Het nieuwe cascadesysteem bij GKS 2.0 is een cruciaal mechanisme dat ervoor zorgt dat er geen gaten vallen in de registratie van transacties. Bij GKS 1.0 was de beveiliging lineair, maar bij GKS 2.0 wordt dit een kettingreactie waarbij elk nieuw bewijsstuk voortbouwt op het vorige. Zo krijg je bv. als event agency een vrijstelling van de GKS-plicht als je werkt met een onderaannemer (cateraar) die het btw-ticket uitreikt. Zelfs als die cateraar met een andere onderaannemer werkt (bv. foodtruck) dan behoudt het agentschap zijn vrijstelling. Anders gesteld, de eventorganisator behoudt zijn vrijstelling wegens onderaannemer, ook indien de onderaannemer een beroep doet op andere onderaannemers, voor zover ‘zijn’ onderaannemer een GKS-ticket uitreikt voor de totaliteit. Tussen de diverse onderaannemers spelen dan gewoon de B2B regels uit het schema.
Wat verandert er niet?
Hoewel de techniek moderniseert, blijven de basisregels voor de uitbater hetzelfde:
- De verplichting om een GKS te gebruiken (als je meer dan 25.000 euro aan maaltijden per jaar omzet, excl. btw) blijft ongewijzigd.
- De fiscus blijft controles uitvoeren. Het enige verschil is dat ze nu vaker vanop afstand in de data kunnen kijken in plaats van fysiek aan de kassa te moeten staan.
- Je bent nog steeds verplicht om een officieel ticket aan de klant te overhandigen. Of dit nu op papier is of (in de toekomst vaker) digitaal, de inhoudelijke vereisten blijven gelijk.
- Elke handeling (bestelling, wijziging, ticket, dagontvangst) moet nog steeds nauwkeurig en chronologisch worden vastgelegd.
Het blijft belangrijk om op voorhand te registreren in het GKS. Ook al wordt een voorschotfactuur opgemaakt, er moet steeds een btw-kasticket uitgegeven worden. Zeker voor B2C-activiteiten is het belangrijk dit voorschot op voorhand in het GKS op te nemen. Dit is anders dan bij B2B-activiteiten, waarin dit sinds begin 2026 reeds verplicht is in het e-facturatiesysteem. Bij B2B dient het ticket uitgereikt te worden aan de klant, ten laatste een maand volgend op evenement. Bij GKS 1.0 is dit steeds een papieren factuur. GKS 2.0 kan wel een digitale uitreiking van het kassasysteem ondersteunen (mail, QR, …). Hoe dan ook moet er altijd een verwijzing zijn naar het btw-kasticket die de basis is voor de opmaak van de factuur.
Ook feestzalen hebben de verplichting om op voorhand de GKS mee op te nemen en dus ook het voorschot. Maar als er niet met een voorschot wordt gewerkt, en wel met een waarborg, dan dient er voor deze waarborg geen btw-ticket opgemaakt te worden (enkel een uitdrukkelijke vermelding op factuur van de waarborg).
Gefaseerde invoering
Voor nieuwe zaken of zaken die voor het eerst de drempel van 25.000 euro overschrijden geldt er een tolerantieperiode tot en met 30 juni 2026. Je mag al kiezen voor GKS 2.0, maar je mag ook nog een GKS 1.0 (met de oude black box) installeren om aan je verplichtingen te voldoen. Vanaf 1 juli 2026 moeten alle nieuwe installaties verplicht direct volgens de GKS 2.0-standaard gebeuren.
Bestaande zaken, die al werken met een witte kassa, hangt de deadline af van de datum waarop je huidige kassa geregistreerd werd bij de FOD Financiën:
| Registratiedatum huidige kassa | Deadline overstap naar GKS 2.0 |
| Tussen 01/01/2014 en 31/12/2017 | Uiterlijk 1 juli 2027 |
| Tussen 01/01/2018 en 31/12/2021 | Uiterlijk 1 juli 2028 |
| Vanaf 01/01/2022 | Uiterlijk 1 januari 2029 |
Let op: voor de bepaling van je deadline kijkt de fiscus naar de registratiedatum van de kassa zelf, niet naar die van de FDM (black box). Je kunt deze datum controleren via de e-service van de FOD Financiën. De fiscus zal uiterlijk op 30 april 2026 de officiële referentiedata vastleggen in hun systeem. Het is verstandig om rond die periode in te loggen op de GKS-toepassing van de overheid om te zien welke specifieke deadline voor jouw zaak is toegekend. Maar je hoeft niet te wachten op je deadline. Zodra je leverancier klaar is met de GKS 2.0-software, kun je de overstap maken.
Download hier de presentatie van Jan De Loddere (Afdelingshoofd GKS – FOD Financiën) tijdens de cluster meeting van onze event cateraars op 24 maart 2026:
